Sestanki

sestanki

Opredelitve sestankov se skozi čas malo spreminjajo, najnovejše tako pravijo, da je sestanek srečanje dveh ali več ljudi s skupnimi cilji, katere želijo doseči z govornim komuniciranjem. Od drugih srečanj se sestanek torej razlikuje po tem, da gre pri le-temu za neko ciljno početje.

Na sestankih gre največkrat za izmenjavo informacij – informiranje, odločanje o neki stvari, reševanje problemov ter oblikovanje skupinske pripadnosti. Nemalokrat pa prav na podlagi odločanja in reševanja problemov pride tudi do novih idej, zato so sestanki zelo produktivni, hkrati pa udeleženci sestankov spoznajo tudi, kakšen status jim pripisujejo drugi.

Poznamo več kriterijev, po katerih lahko delimo sestanke, in sicer lahko so zasebni ali poslovni, formalni ali neformalni, informativni ali urejevalni itd. Najpogostejši obliki sta informativni in urejevalni sestanek. Največja razlika med tema dvema je prav v komunikaciji, saj pri prvem poteka večinoma enosmerna komunikacija, ker gre za predstavitev neke zadeve, pri drugem pa potekajo razprave.

Zelo pomembno je, koliko udeležencev bo na sestanku. Za najučinkovitejše sestanke je značilno, da ne vključujejo več kot deset udeležencev, dobro pa je, da so prisotni tisti, ki pridejo zaradi zainteresiranosti, sicer lahko negativno vplivajo na potek sestanka. Seveda se od vodje sestanka pričakuje, da v primeru, da se na sestanku pojavijo morebitni problematični udeleženci, zna le-te obvladati.

Kraj sestanka se ponavadi izbere tako, da je čim bolj ustrezen za vse udeležence ter od njih približno enako oddaljen. Največkrat se jih zato organizira na sedežu podjetja, če pa gre za sestanek med dvema poslovnima partnerjema, se ga lahko organizira enkrat v enem podjetju, drugič v drugem. Pomembno je predvsem to, da se kar najbolj onemogoči moteče dejavnike, ki bi vplivali na zbranost sodelujočih.

Ko izberemo kraj sestanka, je naslednji korak, da najdemo primeren prostor znotraj določene stavbe, ki naj bo velik, zračen ter z dovolj svetlobe. Izključiti moramo vse moteče elemente, da so udeleženci karseda zaščiteni pred zunanjim hrupom, ki bi motil njihovo koncentracijo. Prav tako je pomembno, da poskrbimo za udobne stole, saj lahko nekateri sestanki trajajo več ur in je udobnost nujno potrebna, da udeleženci zdržijo in sestanke predčasno ne zapustijo. V današnjem času, ko tehnologija hitro napreduje, je dobro, da poskrbimo za avdiovizualno projekcijo, ki udeležencem olajša sledenje sestanku.

Čas sestanka je zelo pomemben, zato je dobro, da se tudi pri določitvi tega držimo nekaterih pravil. Najslabša dneva za sestankovanje sta zagotovo ponedeljek in petek, saj takrat udeleženci ne bojo s svojimi mislimi popolnoma pri dnevnem redu sestanka. Tako je najbolje, da izberemo en dan od torka do četrtka, najprimerneje pa je, da je sestanek v dopoldanskem času. Takrat so udeleženci še spočiti in se jim ne mudi domov. Pomembno pa je tudi, da dnevni red sestanka naredimo tako, da ne traja več kot dve uri. Če to ni mogoče ali če se sestanek zavleče, moramo narediti vmesne odmore po vsaki uri in pol, da se udeleženci lahko okrepčajo s kakšnim majhnim prigrizkom, pijačo, ali opravijo telefonski klic itd. S sestankom moramo začeti točno ob vnaprej določeni uri in končati karseda v okviru določenega časa.

Obvestilo
Zavrnili ste piškotke za napredno oglaševanje oziroma piškote družbenih omrežij ter spletne analitike, zato vam je onemogočen dostop do spletne strani. Piškotki nam omogočajo, da so vsebine za vas brezplačne.

Potrdite piškotke in si zagotovite neomejen dostop.
Nujno potrebni piškotki za delovanje spletne strani